• Anne Laure

A mon compte, chapitre 2 : les outils digitaux qui facilitent la vie


Je vais détailler ici certains outils digitaux que j’utilise quotidiennement dans mon activité. Qui est le conseil en marketing et communication, pour rappel. Par conséquent, tous les entrepreneurs ou consultants indépendants n’ont pas vocation à utiliser tous ces outils, mais l’idée est d’en dresser une liste où chacun pourra piocher selon ses besoins.

Les meilleurs outils digitaux pour travailler comme un chat
Les meilleurs outils digitaux pour optimiser son organisation - Photo by  Ioana Tabarcea

1. La suite Google : pour les emails et la bureautique


Je ne vais pas rentrer dans le débat pour ou contre Google, l’utilisation des données personnelles etc etc. Oui, on peut se passer de Google. Et oui, c'est compliqué.

Pour les alternatives à la suite Google, vous pouvez jeter un œil sur le site qui propose de "Dégoogliser Internet" ou sur les alternatives proposées par Framasoft.


Mais vous constaterez qu'il est impossible de remplacer la suite Workspace par UN seul outil. Donc, concernant les outils de bureautique, il n’y a (pour l'instant) pas plus pratique que cette suite "tout en un" (à part éventuellement la suite MS Office avec l'arrivée de Teams).

Bref: avec une adresse Gmail, vous avez gratuitement accès à : une boîte email, un Drive, un agenda, toute la suite bureautique qui ressemble à Office (Docs, Sheets, Slides), les formulaires, Meet pour les visios, et j’en passe (GoogleMyBusiness, AdSense, Google Analytics …).

En téléchargeant les applis adéquates sur son mobile, on bénéficie d’une vraie expérience utilisateurs sans couture comme rarement vue ailleurs.

Le seul hic : quand on a plusieurs comptes Google et que le Drive ne veut pas s’ouvrir parce qu’on n’est pas sur le bon compte !



2. L'organisation de son activité


NOTION, ou le couteau suisse

Dernier arrivé dans ma boîte à outils, mais non des moindres : NOTION. Dans la mouvance "no code", Notion se pose là. "Notion, c'est mon 2e cerveau" : c'est en ces termes qu'a commencé la démo que j'en ai eu par un fan de la première heure, Olivier Martineau (ex CEO de Spread, membre de la super Team de Goood Morning Web). Et c'est vrai que Notion est vraiment hyper pratique, simple d'utilisation, et regroupe tout un tas d'applis en une.

Il me sert ou m'a déjà servi (en vrac) :

- à prendre des notes en réunion et les organiser

- à noter mes idées

- à créer un calendrier éditorial et y mettre le brouillon de mes articles de blog

- à créer des pages publiées sur le web pour des articles à vendre et à donner

- à faire des listes d'invités pour des events, exportables sur Excel ou en csv

- à faire un tableau de pour et contre pour prendre une décision professionnelle

- à gérer ma pendaison de crémaillère : liste d'invités, page web avec toutes les infos

...

Et je n'en utilise qu'une infime partie!

Il suffit de chercher "template notion + une fonctionnalité" pour trouver un modèle copiable en 1 clic.


Start Up OS, built on Notion

Le même Olivier Martineau et son équipe sont allés jusqu'à construire avec Notion un véritable Operating System pour les start ups, ça donne Start up OS.

Cet outil permet de gérer vos leads (avec même un pipe par commercial !), de suivre le développement du produit, rédiger vos articles de blogs, éditer votre wiki, suivre vos KPI, construire votre budget et monter votre business plan. Entre autres. Bref, un outil assez génial pour tout projet en devenir.


Les outils de gestion de projet en équipe

  • Slack (freemium) : pour organiser les conversations par canal, avec des accès différents selon les membres. Remplace les envois d'emails

  • Trello (freemium) : gestion des tâches, avec attribution aux membres de l'équipe.

  • Asana (freemium) : idem que Trello


3. La création de site web


Photo by Igor Miske

Quand on se sent assez débrouillard pour faire son propre site, on peut passer soit par Wordpresse, soit par l'un ou l'autre outil de création de site Internet facile et gratuit.

Wordpresse est le CMS (pour Content Management System, ou logiciel permettant de créer un site et d'en gérer le contenu) le plus courant actuellement.

Avec quelques tutos, il peut paraître assez facile de s'en sortir, du moment qu'on n'est pas fâché avec l'informatique et qu'on maîtrise déjà bien les outils classiques de bureautique.

J’ai fait mon propre site avec Wix, et j’en suis assez satisfaite. J’ai pu y réserver mon nom de domaine et connecter avec mon mail pro Gmail sans aucun problème.

Une alternative à Wix est Webself.

Pour aller plus loin dans la comparaison des CMS, consultez cet article de 01 Net.


4. L’email marketing


Alors d'abord, on arrête tout de suite d’utiliser Outlook ou Gmail pour envoyer des emails groupés à plus de 20 personnes. Déjà, parce qu'ils ne sont pas faits pour ça, et souvent ces mails groupés arrivent en spam chez votre destinataire (s’ils arrivent). Et ensuite parce que vous n'aurez aucune statistique sur ces emailings.


Photo by Miguel Á. Padriñán

A la place, on se penche sur des solutions freemium (gratuites jusqu'à un certain volume d'emails) françaises ou européennes, à savoir :

Il y a Mailchimp aussi, qui est beaucoup utilisé, mais où les données doivent transiter hors UE et dont l'interface est en anglais. Donc pas le meilleur pour moi.


Ces outils sont relativement faciles à prendre en main. Il vous suffit de choisir un template (modèle), d’uploader textes et images et base emails, et c’est parti (ou quasi). Vous aurez ensuite des statistiques sur les taux d’ouverture, de clic, etc. En option, certains proposent même des cartes de chaleur.

Ces solutions sont conformes au RGPD et gèrent donc très bien les désabonnements.


5. La création de contenus


Après avoir suivi ma formation ou mes conseils sur la stratégie de création de contenus, vous tenez votre ligne éditoriale. Donc peut-être le texte. Mais rien ne vaut "le poids des mots, le choc des photos"! . Alors voici quelques plateformes bien pratiques pour créer facilement des visuels impactants.


Banques d'images gratuites et libres de droit

Elles sont peu à peu rachetées par les grandes banques d'image payantes, donc trouver une belle photo gratuite et libre de droit devient compliqué.


Vous pouvez tout de même faire un tour sur :

Sans oublier de mentionner le photographe en cas de publication sur le web !

Vous cherchez des Gif animés ? La plus grande bibliothèque en ligne est Giphy.


Créer des visuels : Canva

Ne dites plus jamais : « ah si je connaissais un graphiste » ou « ah si je maîtrisais Photoshop » ! Canva (freemium) est un outil de création de visuels (posts Facebook, stories Instagram, bannières, CV, affiches, plaquettes, etc…) pour les non graphistes, tout en drag & drop. Un pur bonheur ! N’oubliez pas de télécharger l’appli sur le smartphone, pour envoyer vos créas directement sur les réseaux.

Dessiner des cartes mentales

On y pense rarement mais une seule carte mentale (ou carte heuristique), ou mindmap, est parfois plus claire que 10 000 mots pour expliquer certains concepts compliqués.

Après avoir essayé d'autres outils, je les créé maintenant sur Gitmind. Il est possible d'en avoir des versions basiques sur Canva aussi.


Monter des vidéos

Il fut un temps où pour monter des vidéos, c'est à dire couper des rushes, mettre du son et des transitions, il fallait maîtriser Final Cut ou Adobe Premiere, ce qui n'était pas rien (hein Julien !). Les Mac Addict pouvaient s'en sortir avec iMovie.

Et aujourd'hui ? Je n'ai pas testé mais apparemment une solution sort du lot : Da Vinci Resolve, de la société Black Magic.


Lancer un sondage

Mener une enquête de satisfaction clients, impensable ? Que nenni! Grâce à la solution Tally (en anglais). Elle ne rédigera pas les questions pour vous, mais vous pourrez très facilement construire un questionnaire digne de ce nom, même avec des "so if" (questions conditionnelles) et en exporter les réponses en .csv.


Créer un QR Code

Retour de hype pour ce carré bizarre qui permet d'accéder à une page web via son mobile ! C'est un des effets collatéraux de la crise sanitaire : les entreprises et les marketeux ont redécouvert son usage.

Avec UNITAG, je peux personnaliser le QR Code : choisir la couleur, insérer un logo, modifier les motifs. N'oubliez pas de tester si votre QR code fonctionne !


6. La gestion des media sociaux

Photo by Laura Chouette

Au démarrage de sa communication, vous avez commencé par tout faire artisanalement, à la main. Puis vous avez découvert la suite Facebook Business, qui permet de gérer Facebook et Instagram (accessible via Facebook) : vous avez accès aux notifications, aux messages et vous pouvez publier (et même programmer sur les 2 réseaux à partir d'une seule interface).

En parallèle, sur Twitter vous utilisiez Tweetdeck pour gérer plusieurs comptes sur ce réseau.

Et vous avez décidé d'ouvrir en plus une page LinkedIn et un compte Pinterest... Et là, c'est la catastrophe !

Heureusement, des petits malins ont pensé à tout : il existe plusieurs solutions, payantes mais à différents tarifs, qui permettent de gérer plusieurs comptes de réseaux sociaux à un seul endroit . Parmi les plus connus se trouvent :

Et il y en a 30 autres dans la sélection Gestion des Media sociaux du Blog du modérateur (encore lui).



6. Les inclassables indispensables


On ne les présente plus :

  • LINKTREE (freemium) : une seule adresse pour les relayer toutes ! Linktree permet de rassembler sur une seule URL tous les liens : site Internet, blog, réseaux sociaux, etc.. C'est bien sûr très utile pour Instagram qui ne permet qu'un lien dans la bio, mais pas seulement. Pour lier à un QR code aussi par exemple.

  • WHATSAPP pour PC (gratuit): une appli web qui permet de lire ses discussions Whatsapp sur le PC, à condition d’avoir son mobile à côté (mais ça va bientôt changer apparemment). L'essayer c'est l'adopter.

  • WETRANSFER (freemium) : pour envoyer des dossiers lourds (comme mes magnifiques présentations 😉), des documents volumineux, ... Un classique.

  • DOODLE (freemium): pour fixer un RDV avec des personnes qui ne sont pas dans la même organisation, et dont on ne peut pas checker l’agenda.

  • CALENDLY (freemium): connecté à son agenda Outlook ou Google, cet outil (en freemium) permet aux gens de pouvoir prendre RDV avec vous directement, en ayant une vue sur les créneaux disponibles.


SI vous avez raté le 1er chapitre de mes conseils pour "travailler comme un chat", mes astuces de consultante autonome, vous le retrouverez en cliquant ici.


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