Depuis début septembre seulement, j'en suis à compter à mon actif plus de 10 webinars en co-organisation ou en co-animation. Il était temps de partager quelques bonnes pratiques de l'organisation d'ateliers en ligne, d'autant plus lorsque l'on utilise l'outil "évènement" de Linkedin.
Novembre 2016, me voilà dans la salle de réunion d'ITL Paris, dans le Marais, pour animer ma première webconférence en ligne. J'y parle de "Retail, Data et Marketing". J'étais déjà intervenue sur des salons, lors d'ateliers partenaires, parfois d'ailleurs devant des salles quasi vides. Mais seule devant mon écran, jamais.
J'ai bien fait attention à tout : j'ai installé un beau kakémono derrière moi, j'ai réfléchi pendant des heures à ma tenue et mon maquillage, j'ai prévenu ma collègue pour ne pas être dérangée. Cette webconférence est toujours en ligne et vous pouvez la voir ici (si le sujet vous intéresse !).
Janvier 2021, je viens de terminer de co-animer un webinar sur "La transformation digitale et son financement" avec le cabinet d'expertise comptable Idec. En parallèle, j'ai lancé la création d'un rendez-vous régulier avec le club d'affaires dont je suis adhérente, Carbao Paris (abonnez-vous à la page pour voir le programme).
Entre-temps, j'ai animé ou co-animé des webinaires sur des sujets très data & tech : "CMP vs CDP", "Devenez une Data Cool Brand" par exemple. Si ma coupe de cheveux a changé et mes slides devenues plus belles, il y a des basiques sur lesquels on ne transige pas.
Si à l'origine le webinar (contraction de Web+ seminar, d'où le français webinaire =web+ séminaire) désigne plutôt une conférence (cours, formations, démonstration produit) et était utilisé par le BtoB comme un contenu utile, avec la crise sanitaire le nombre de webinaires a explosé de tous les côtés.
AVANT LE WEBINAR
1. De l’importance du titre
Les professionnels auxquels vous vous adressez sont sur-sollicités de tous les côtés, sur Linkedin ou par emailing. Ils n’ont que quelques secondes pour décider de participer… ou pas. Le choix des mots du titre est donc très important.
Le titre de votre intervention doit :
être impactant et pertinent
refléter fidèlement le contenu (ne pas être trompeur)
sur l'event Linkedin: ne pas dépasser 75 caractères (espaces compris)
Le titre de votre intervention sera d'autant plus clair que votre présentation est aboutie. Quitte à mettre un titre au démarrage et le changer en cours de route si vous en trouvez un meilleur.
2. La durée
En distanciel, la durée d’attention est beaucoup plus réduite qu’en présentiel.
La durée de l'intervention est à fixer en fonction du type d'intervention (formation, atelier, démonstration, ...), de votre cible, du sujet, du nombre d'intervenants...
Cela peut varier de 15 min à 1h, et prévoir le temps de l'échange. Ne zappez pas ces questions réponses, certains participants ne seront "venus" que pour ça !
Sachez que la durée demandée par les chefs d’entreprise sur des webinars BtoB est de 30 min.
3. Le choix de l’outil
Zoom, Teams, Google Meet, Webex, GoToMeeting, Jitsi Meet, … vous n'avez que l'embarras du choix. Tout dépend ici de votre budget, car certains outils sont payants (ou proposent des options payantes), de votre appétence à une plateforme plutôt qu'une autre, des licences que votre entreprise a déjà, etc...
Pour en savoir plus, vous pouvez jeter un œil à ces comparatifs sur la Fabrique du Net ou le Blog du Modérateur.
Peu importe celui que vous choisissez, n'oubliez pas d'en communiquer le lien : dans la page de l'évènement sur Linkedin, dans les invitations par email, dans les messages de confirmation d'inscription, dans les rappels de la tenue de l'event.
5. Le support de présentation
Quel que soit le logiciel utilisé pour créer la présentation, Powerpoint, Keynote, Canva, …il est possible de le passer en pdf. Alors oui, tant pis pour les animations, mais tant mieux pour la visibilité des slides.
A part les super pros et amateurs de l'impro, mieux vaut écrire son texte ou du moins les idées forces.
6. Le / les présentateur(s)
Même s’il vous êtes plusieurs à intervenir dans le webinar, vous avez deux options :
chacun présente sa partie, donc chacun anime ses slides en même temps qu’il parle..
Avantage : celui qui parle maîtrise le défilement des diapos. Inconvénient : cela coupe la présentation lorsqu'il faut changer de présentateur
il y a une seule présentation qu’un des intervenants anime, en même temps que les autres intervenants parlent
Avantage : celui qui parle peut se concentrer uniquement sur son texte
Inconvénient : ça demande de la coordination entre les intervenants
7. La/ Les répétition(s)
Le nombre de répétitions est fonction de l’habitude des intervenants à présenter en distanciel. Mais au moins une répétition apparaît comme nécessaire.
Déjà pour prendre en main l’outil car ce ne sera pas toujours le même à chaque fois. Ensuite, pour savoir comment présenter vos slides, animer le chat, gérer son écran. Enfin, pour se répartir la parole s'il y a plusieurs animateurs.
Astuce : mettez votre texte sur une page Word ou en commentaires sur powerpoint afin de les lire à l'écran, tel un prompteur. Votre audience n'y verra que du feu !
PENDANT LE WEBINAR
8. La ponctualité
Il est primordial de démarrer à l’heure ou quasi : meubler pendant 5 min pour permettre à tous de régler les
éventuels problèmes de connexion suffit. Pas de ¼ d’heure parisien en distanciel ! Tous les participants ont un emploi du temps chargé où les conférences se succèdent aux réunions sur le même mode.
9. La gestion de la prise de parole
selon les outils, vous pouvez couper le micro des participants s’ils ne l’ont pas fait. Sinon, il suffit de rappeler les règles au démarrage.
selon le mode choisi, il est possible de prévoir un temps d'échange à la fin du webinar.
avoir un fil de discussion entre intervenants pour se prévenir d’un dépassement de temps, d’un bug technique ou autre. Selon les outils, vous pouvez le faire directement dans un chat dédié, sinon par Whatsapp ou autre.
APRES LE WEBINAR
10. Le débrief
Pensez à débriefer à chaud de cette intervention avec vos co-organisateurs ou des participants amis. Cela vous permettra d'abord de souffler après le webinar, ensuite de noter les bons points et les axes d'amélioration pour le prochain.
UNE IDEE DE RETRO-PLANNING
J-20 Save the Date
J-15 Créer l’évènement dans Linkedin
J-10 Lancer les invitations: par email, par Linkedin
J-7 Rappel "C'est dans une semaine"
J-1 Rappel "C'est demain"
H-2 Rappel "C'est aujourd'hui"
H+2 à J+1 Merci de votre participation
Voilà, vous avez les clés ! Maintenant, à vous de démarrer !