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  • Photo du rédacteurAnne Laure

Sobriété numérique en entreprise : 5 clés pour une mise en place rapide

Article initialement rédigé sur LinkedIn, pour le compte du cabinet Idec, Expertise Comptable.


Les impacts moyens de l’utilisation du numérique sur le changement climatique sont similaires à plus de 2200 km en voiture par an et par habitant.
Sobriété numérique
Crédits photos denphumi- Getty Images

72% des Français jugent que la consommation du numérique entraîne des émissions de gaz à effets de serre importantes (selon la première édition de lObservatoire* de l’Innovation Responsable, réalisée par Odoxa pour Oracle France) . Et c’est effectivement le cas ! Car le numérique est responsable de 2,5 % de l’empreinte carbone de la France, et en forte croissance (étude de l’Ademe et de l’Arcep évaluant l’impact actuel du numérique.


Les conséquences sur l’environnement se traduisent évidemment par l’émission de gaz à effet de serre, mais aussi une consommation excessive d’énergie ou encore l’utilisation de métaux rares.

Il est pourtant possible de concilier transformation digitale et transition écologique, moyennant quelques efforts individuels et collectifs. Il s’agit ici de présenter des pistes d’actions simples à mettre en place en entreprise.


Les 5 leviers d’action proposés concernent :

  1. L’équipement informatique

  2. La sobriété énergétique

  3. La navigation web

  4. Les e-mails

  5. Les solutions en Saas


1. Le matériel informatique : se poser les bonnes questions

Reparer son PC
Réparation de PC- Photo de IT services EU

Le meilleur déchet étant celui qu’on ne produit pas, la 1ère question à se poser concernant le matériel est de se demander si l’achat envisagé est absolument nécessaire. Avant d’investir dans un nouveau PC, n’y a-t-il pas moyen de booster, en lui rajoutant un peu de RAM, “l’ancien” PC un peu lent qui a seulement 2 ans ? Faire durer les équipements le plus longtemps possible réduit leur empreinte écologique.


Par conséquent, la 2e question à se poser est : “mon matériel est-il réparable ?” Oui, la batterie de ce téléphone ne tient plus la route. Mais non, ce n’est pas la peine d’en racheter un quand il est possible de faire changer uniquement une pièce. Pour en savoir plus sur la réparabilité des ordinateurs, voir ce classement de IFixIT.


La 3e question à se poser concernant le matériel serait : “est-il possible de louer ce matériel plutôt que l’acheter ? Beaucoup plus flexible que l’achat, ce mode de consommation n’est plus réservé aux copieurs et autres imprimantes et se développe pour tous les équipements informatiques et autres.


4e question : ce produit est-il proposé en reconditionné ? Car les entreprises aussi peuvent recourir à la seconde main, ce n’est pas réservé aux particuliers.


A la 5e question “ce produit existe-t-il en version low tech ? “ il sera souvent difficile de répondre. Toutes les options ne sont pas toujours utiles, il peut être intéressant de se recentrer sur les fonctionnalités de base dont nous avons besoin et dans ce cas, d’acquérir un appareil moins énergivore et plus réparable (plus l’appareil est simple, plus il est réparable). Par exemple : dans la salle de réunion, avez-vous vraiment besoin d’un écran de 65 pouces en 4K pour les réunions clients Teams? Sauf si vous envisagez de regarder des films ou de jouer à la Playstation à la pause déjeuner (et encore !), un vidéoprojecteur devant un mur blanc suffit amplement.


Si les réponses sont négatives aux questions précédentes, il en reste une dernière : ce produit que je dois acheter neuf, a-t-il un label environnemental ? Certains équipements arborent des étiquettes comme EPEAT et TCO Certified, plus respectueux de l’environnement et de la santé.

Pour en savoir plus : https://www.produitsdurables.fr/



2. Consommation énergétique : acquérir de nouveaux réflexes

Vous n’avez pas pu passer à côté de la récente campagne de communication d’EDF “Je baisse, j'éteins, je décale”. Si chacun est appelé à agir individuellement aujourd’hui, ces conseils sont valables depuis longtemps pour faire baisser les factures d’énergie, et également très faciles à mettre en place collectivement.

Dans le cadre professionnel, on pourra éteindre les ordinateurs et autres équipements lorsqu'ils ne sont pas utilisés, plutôt que de les mettre en veille. Et penser à regrouper plusieurs appareils sur une multiprise qu’on éteint en partant (même en veille, les appareils consomment de l’énergie).


Multiprise
Crédit photo Zonduurzaam Deventer - Unsplash

En matière de connectivité, vous pouvez encourager les nouveaux usages faciles à mettre en place :

  • utiliser le wi-fi lorsqu’il est disponible dans l’entreprise (et lorsque celui-ci est sécurisé),

  • réduire la luminosité des écrans et éteindre le ou les écrans supplémentaires lorsqu’ils ne sont pas utilisés,

  • passer en mode sombre (Dark Mode) pour réduire la consommation d'énergie des écrans


3. Navigation Internet : limiter les “voyages de données”

Si l’on pense plus facilement aux solutions éco-responsables pour le hardware, il y a également de quoi faire avec le software.


Optimiser sa navigation


Sur Internet, il est possible de réduire les allers/ retours dans les centres de calcul :

  • en faisant des recherches plus pertinentes : sur Google, plus la demande est précise, avec le plus de mots pour la définir, plus vous aurez des résultats pertinents, qui éviteront de naviguer de site en site

  • si vous connaissez le nom du site : tapez-le directement dans la barre du navigateur plutôt que dans Google

  • enregistrez dans vos favoris sur le navigateur les sites régulièrement fréquentés


On peut aussi troquer Google contre un moteur de recherche éco-responsable comme https://www.ecosia.org ou https://www.lilo.org.


Réduire la bande passante

43 onglets ouverts dans 5 fenêtres de navigateurs… mieux vaut fermer ceux qui ne sont plus ou pas consultés (quitte à enregistrer les URL dans un document word ou une appli type Notion) pour y revenir plus tard. Vous pouvez aussi désactiver les widgets, ces mini applis installées de base comme la météo ou l’actualité. Et supprimer régulièrement les données de navigation comme les cookies et l’historique.

Visioconference webinar
Crédit Photo Surface - Unsplah

Visio ou présentiel ? Si le bilan carbone d’une visioconférence paraît très faible comparativement à celui d’un trajet en avion ou en voiture, cette habitude acquise pendant la période Covid n’en est pas moins consommatrice d’énergie et de bande passante. D’abord, dans les bureaux, vous pouvez très bien vous lever et aller voir votre interlocuteur plutôt que de l’appeler ! Ensuite, il est possible de revenir à la bonne vieille conférence téléphonique, vous savez, avec uniquement de l’audio sans la vidéo. Enfin, en cas de télétravail généralisé et de réunion Teams nécessaire avec partage d’écran, vous pouvez allumer votre caméra au début, à la fin et lors d’une intervention plutôt que la laisser en continu.



4. E-mails : trier et s’équiper


On en fait des tonnes à ce sujet car c’est un principe de greenwashing assez facile. D’abord, sachez qu’il vaut mieux agir “par défaut” que passer 2j entiers à trier ses emails une seule fois par an.

Pour réduire l'impact environnemental des emails, on commence par trier régulièrement les emails dès réception : on supprime les messages inutiles, on archive, on se désabonne des newsletters qu’on n’ouvre jamais.

On peut aussi contribuer à la lutte contre les spams en créant un compte chez Signal Spam ici : https://signal-spam.fr/ . Grâce à une extension sur le navigateur (ou depuis peu une appli sous IOS), on peut signaler chaque spam. L’information est remontée vers les fournisseurs de messagerie pour améliorer leur filtre anti-spam.


Emailing Green
Crédit Photo Sergey Nivens - Getty Images

Concernant l’envoi des emails, sachez qu’Outlook ou Gmail n’est absolument pas fait pour envoyer votre newsletter à plus de 10 personnes. L’envoi d’emails en masse doit obligatoirement passer par un outil d'emailing dédié . Non seulement votre communication apparaîtra comme plus professionnelle, mais vous pourrez programmer les envois, avoir des statistiques et gérer les désabonnements.

Vous utilisez déjà un outil ! Bravo ! Mais votre base de données est-elle soignée ? Mieux vaut envoyer vos messages à moins de personnes, mais qui vont ouvrir et lire, plutôt que spammer vos contacts “au cas où”.


Vous avez l’habitude de mettre tous les collègues en cc de vos emails ? Sachez que c’est contre-productif et nocif pour la planète. Commencez par limiter le nombre de destinataires et la taille des pièces jointes.



5. Documents partagés et gestion de projets : passer aux outils collaboratifs


Afin de limiter les pièces jointes dans les emails, il existe pléthore de solutions alternatives telles que les outils dits “de productivité” :

  • pour la gestion de projets (Trello, Asana)

  • pour suivre des conversations (Slack)

  • pour partager des documents (Dropbox) ou des solutions professionnelles (voir ci-après)

  • pour le partage des connaissances, la saisie de notes, la gestion de projet (Notion)

Et les autres dont on parle: Teamleader ou Monday


Le Pack Office est installé de base sur les PC de votre entreprise ? Alors utilisez toutes les fonctionnalités de TEAMS ! Cet outil tout en un permet le chat, les réunions en visio et le partage des connaissances.

Tout ou partie des équipes sont sur Mac ou pas beaucoup de budget ? Optez pour la suite Google Workspace ! Entre le Drive, Meet pour la visio, les emails, les formulaires, les fiches sur Maps (ex Google My Business), tout est fait pour faciliter le quotidien.

Il existe également des outils dédiés à certaines professions. Au cabinet d’expertise comptable Idec, la solution choisie pour l’échange de documents entre les clients et les collaborateurs comptables est MyCompanyFiles. Grâce à cette plateforme en ligne accessible de n'importe quel ordinateur dans le cloud, finis les échanges d’emails avec 36 pièces jointes ! Et grâce à l’application mobile du cabinet liée à MCF - téléchargeable sur Google Play (Android) et sur l'Apple Store (Iphone), les clients peuvent directement scanner factures et notes de frais pour un traitement plus rapide de leur dossier !


Sobriété numérique, performance et sens

En mettant en place une stratégie de sobriété numérique, l’un des premiers effets que constatera le chef d’entreprise concernera les économies réalisées : en énergie, sur les coûts de matériel principalement.

On sait que la conduite du changement n’est pas la partie préférée des managers ! Faire prendre de nouvelles habitudes à toute une équipe, une entreprise, va prendre du temps et révéler des oppositions et donc être assez coton. Mais sortir de sa zone de confort pour la planète peut révéler des effets de bord positifs.

D’abord, au niveau personnel : changer d’angle de vue en utilisant de nouveaux outils et en modifiant ses habitudes développe l’agilité et augmente l’efficience individuelle.

Ensuite au niveau de l’organisation : tant qu’à changer, pourquoi ne pas aussi virer entreprise libérée ou instaurer une gouvernance partagée ?

Enfin, la position schizophrène quant au digital et à son utilisation étant assez fréquente, en avoir un usage raisonné permet de remettre du sens dans son quotidien.

Alors, par quoi allez-vous commencer ?

Sources et liens utiles :

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